Einen einzelnen Nutzer aus Ihrem Team entfernen

Nur Administratoren können Nutzer aus einem professionellen Account entfernen.

Um einen Nutzer zu downgraden (auf kostenlose Basislizenz herunterstufen) oder zu löschen, gehen Sie auf die Seite "Mein Team" und klicken Sie auf das gepunktete Symbol neben dem Benutzer, den Sie aus Ihrem Team entfernen möchten.

Das Drei-Punkte-Menü bietet je nach Status des Benutzers eine oder zwei Aktionen an – Sie können den Benutzer zu den Kontakten hinzufügen oder dessen Konto verwalten:

Um einen Nutzer zu entfernen, gehen Sie zu „Konto verwalten“. Über diesen Reiter gelangen Sie zur Seite für die Nutzerverwaltung, auf der Sie den Nutzer löschen oder dessen Konto herabstufen/downgraden können:

• Konto löschen – Entfernen Sie den Nutzer aus Ihrem Team und übertragen Sie dessen Boards an einen neuen Board-Besitzer.
• Konto herabstufen – Stellen Sie den Nutzer auf eine kostenlose Lizenz um; der Nutzer behält seine Boards, wird jedoch aus Ihrem Team entfernt.

Im obenstehenden Menü Kontodetails können Sie zudem den Namen, die E-Mail-Adresse sowie das Datum der letzten Anmeldung des Nutzers einsehen.

Löschen von Benutzern bei gleichzeitiger Übertragung von Boards

Wenn Sie sich entscheiden, alle Boards eines bestimmten Benutzers zu übertragen und dessen Konto zu löschen, werden Sie in einem Pop-up-Fenster aufgefordert, den Namen oder die E-Mail-Adresse des neuen Board-Besitzers einzugeben. 

Dies ist die empfohlene Vorgehensweise, wenn Sie einen Benutzer entfernen müssen. Sie können einen neuen Besitzer bestimmen, der alle Boards – einschließlich privater Boards – erhält.

Was passiert, wenn Sie einen neuen Besitzer auswählen:

• Alle Boards, die zuvor dem gelöschten Nutzer gehörten – einschließlich privater Boards –, werden auf den neuen Besitzer übertragen.
• Jedes übertragene Board wird im Konto des neuen Besitzers mit dem Tag newowner versehen. Der neue Besitzer kann seine Board-Übersicht nach diesem Tag filtern, um diese Boards anzuzeigen.
• Der neue Besitzer erhält eine Bestätigungs-E-Mail, in der alle übertragenen Boards sowie deren Direktlinks aufgeführt sind.

Sobald der neue Besitzer ausgewählt ist, bestätigen Sie Ihre Wahl mit Ihrem Passwort

Geben Sie das Passwort Ihres Administratorkontos in das Feld „Dein Passwort“ ein.

Wenn Sie sich per SSO anmelden (oder kein Conceptboard-Passwort haben): Geben Sie das Wort delete  exakt so ein, wie es im Hinweis innerhalb des Fensters angegeben ist.

Klicken Sie auf „Boards übertragen und Konto löschen“ und warten Sie, bis die Übertragung abgeschlossen ist. Sie sehen nun eine Bestätigungsmeldung, in der der neue Besitzer genannt wird. Klicken Sie auf „Fertig“, um das Fenster zu schließen und zu „Mein Team“ zurückzukehren.

Wichtige Hinweise

• Das Löschen eines Benutzers ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden.
• Kommentare und Anmerkungen, die der gelöschte Benutzer auf den Boards anderer Personen hinterlassen hat, bleiben sichtbar; als Autor wird „Name (Gelöschter Benutzer)“ angezeigt.

Löschen von Benutzern ohne Boardübertragung

Wenn Sie das Feld „Neuer Board-Besitzer“ leer lassen, wendet das System unser Standard-Löschprotokoll an:

• Alle Boards, auf die andere interne Benutzer Zugriff als Bearbeiter haben (diese Benutzer müssen auch interne Teammitglieder sein), gehen in den Besitz des ersten Nutzers über.
• Wenn kein Bearbeiter auf dem Board ist, wird das Board dauerhaft gelöscht. 

Herabstufung/Downgrade des Benutzerkontos

Durch die Herabstufung wird der Benutzer aus Ihrem Team entfernt, das Konto bleibt jedoch bestehen. Wählen Sie diese Option, wenn der Benutzer weiterhin Zugriff auf seine eigenen Boards haben soll.

Wichtige Hinweise

• Der Nutzer wird auf eine kostenlose nicht-kommerzielle Basislizenz heruntergestuft und aus Ihrem Team entfernt.
• Der Nutzer bleibt Besitzer an allen von ihm erstellten Boards.
• Der Nutzer kann weiterhin auf alle Boards zugreifen, die für ihn freigegeben wurden.
• Alle professionellen Funktionen werden für sein Konto deaktiviert.  
• Der Nutzer kann dann einem anderen Team beitreten oder ein eigenes Team gründen.

So führen Sie eine Herabstufung des Kontos durch

• Scrollen Sie auf der Seite „Konto verwalten“ zum Bereich „Konto herabstufen“.
• Geben Sie das Passwort Ihres Administratorkontos in das Feld „Dein Passwort“ ein. (Wenn Sie sich über SSO anmelden oder kein Passwort haben, geben Sie delete ein.)
• Klicken Sie auf „Konto herabstufen“.

Wenn Sie einen Nutzer löschen:

• Werden alle privaten Boards des Nutzers gelöscht!
• Alle Boards, auf die andere interne Benutzer Zugriff als "Bearbeiter" haben, gehen in den Besitz einer dieser Nutzer über. Wenn kein Bearbeiter auf dem Board ist, wird das Board dauerhaft gelöscht. 
• Alle Kommentare oder Anmerkungen, die sie in den Boards anderer Personen gemacht haben, bleiben unter dem "Namen:Gelöschter Nutzer" erhalten.
• Das Löschen eines Nutzers ist permanent und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Offboarding bei aktivem Single Sign-On (SSO) oder SCIM

Die Vorgehensweise unterscheidet sich je nachdem, ob SSO oder SCIM genutzt wird – bitte lesen Sie den für Ihre Kontokonfiguration zutreffenden Abschnitt.

Single Sign-On (SSO)

Sobald ein Benutzer aus Ihrer AD-Gruppe entfernt wird, hat er keinen Zugriff mehr auf sein Conceptboard-Konto und ist dauerhaft von Conceptboard ausgeschlossen; eine Anmeldung ist nicht mehr möglich, ebenso wenig wie die Übertragung eigener Boards. Die virtuelle Persona des Benutzers bleibt jedoch im Team aktiv, sodass Sie als Administrator weiterhin die regulären Offboarding-Schritte durchführen können – wahlweise mit oder ohne Board-Übertragung. Es besteht keine Notwendigkeit, Benutzer vor dem Entfernen aus der AD-Gruppe gesondert zu offboarden.

SCIM (Automatisierte Benutzerbereitstellung)

Das Entfernen des Benutzers aus Ihrem Identitätsanbieter löst eine automatische Löschung unsererseits aus. Dieses Verfahren entspricht dem manuellen Weg, bietet jedoch NICHT die Möglichkeit, einen neuen Board-Besitzer auszuwählen. Hierbei greift das „Erster-Bearbeiter“-Szenario: Boards, die für Bearbeiter freigegeben wurden, werden an diese Bearbeiter übertragen; Boards ohne Bearbeiter werden sofort gelöscht – ohne Wartezeit und ohne Möglichkeit zur nachträglichen Wiederherstellung. Mitarbeiter, die an den betroffenen Boards mitgewirkt haben, erhalten eine Benachrichtigung in ihrem User-Feed; weitere Personen werden nicht benachrichtigt.