Board-Aufgaben

Die Aufgabenkomponente dient der strukturierten und kollaborativen Organisation, Priorisierung und Verwaltung von Aufgaben innerhalb eines Boards.

Aufgaben auf dem Board stellen Aufgaben oder Elemente dar und ermöglichen Ihnen:

• Titel hinzufügen
• Beschreibung hinzufügen
• Status zuweisen
• Aufgaben mit Tags kategorisieren
• Aufgaben Kontakten/Teammitgliedern zuweisen
• Start-/Fälligkeitsdaten festlegen

Wo kann man Aufgaben finden?

Die Funktion ist in der oberen Werkzeugleiste verfügbar. Bei Auswahl werden die Optionen für die Aufgabenlinienfarbe angezeigt.

Wie funktioniert es?

Eine Aufgabe kann über die obere Werkzeugleiste oder mit dem Tastenkürzel [G] hinzugefügt werden. Sobald das Untermenü geöffnet und die Farbe ausgewählt ist, klicken Sie einfach auf die Stelle auf dem Board, an der Sie die Aufgabe hinzufügen möchten. Die Aufgabe wird mit dem Titel-Feld angezeigt. Die schwebende Werkzeugleiste zeigt die Optionen „Pin“ und „Beschreibung“ sowie das Menü „Mehr“.

Werkzeugleiste sieht nun anders aus, da eine Rich-Text-Schaltfläche und die Beschreibung hinzugefügt wurden.

Aufgaben auswählen

Ein Klick auf eine nicht ausgewählte Aufgabe aktiviert diese mit einer anderen Werkzeugleiste:

Durch Doppelklicken auf eine nicht ausgewählte Aufgabe ohne aktivierte Beschreibung wird das Titelfeld im Textbearbeitungsmodus geöffnet.

Doppelklicken Sie auf eine nicht ausgewählte Aufgabe mit aktivierter Beschreibung im Beschreibungsbereich der Aufgabe, um das Beschreibungsfeld im Textbearbeitungsmodus aufzurufen.

Der Status „Nicht ausgewählt“ wird angezeigt, wenn außerhalb der ausgewählten Aufgabe geklickt wird.

Textbearbeitungsmodus

Wenn ein Nutzer den Titel oder die Beschreibung eingibt, sollten andere Teilnehmer den Hinweis „Nutzer X tippt gerade…“ sehen.

Größenanpassung

Benutzergrößenanpassung

Sie können die Aufgabenbreite ähnlich wie bei anderen Board-Elementen anpassen. Board-Aufgaben haben jedoch eine standardmäßige Mindestbreite und ihre Höhe lässt sich nicht manuell anpassen. Aufgaben passen sich immer dem Inhalt an – sie wachsen mit dem wachsenden Textfeld mit.

Inhaltsgrößenanpassung

Board-Aufgaben lassen sich an den von Ihnen definierten Inhaltsbereich anpassen:

• Titel: keine Zeichenbegrenzung
• Labels:
  • Status: ein Label
  • Beauftragter: bis zu 3 Labels
  • Datum: ein Label
  • Tags: bis zu 7 Tags
• Die Reihenfolge der Labels folgt immer dem gleichen Muster: Status, Beauftragter, Datum, Tags

Schwebende Werkzeugleiste

Pinnen

Das Anpinnen verhält sich wie bei anderen Objekten auf dem Board: Sie können eine angeheftete Aufgabe mit allen Optionen der schwebenden Werkzeugleiste bearbeiten. Nur die Größenänderung und das Löschen der Aufgaben sind nicht möglich.

Farbe festlegen

Mit einem Klick auf die Farbschaltfläche können Sie die Linienfarbe der Aufgaben ändern und die Hintergrundfarbe der Ausgaben füllen.

Beschreibung festlegen/ausblenden

Bei deaktiviertem Beschreibungsmodus aktiviert diese Schaltfläche das Feld für Beschreibung-Text im Bearbeitungsmodus. Bei aktivierter Beschreibung verschwindet das Beschriebung-Textfeld durch Klicken auf die Schaltfläche. Um es wieder anzuzeigen, klicken Sie erneut auf dieselbe Schaltfläche.

Status festlegen

Diese Option ermöglicht eine bessere Fortschrittsverfolgung auf Aufgaben. Sie bietet vier Optionen:

• Zu tun
• In Bearbeitung
• Erledigt
• Blockiert

Sobald der Status ausgewählt ist, wird er auf der Aufgabe angezeigt. Ein Klick auf die Schaltfläche „Status festlegen“ in der schwebenden Werkzeugleiste zeigt nun den bereits ausgewählten Status mit einem Häkchen und einer neuen Option 'zum Entfernen' des Status an.

Durch das Entfernen des Status wird die Statusbezeichnung von der Aufgabe gelöscht.

Termine festlegen

Über das Terminaufgabenmenü können Sie Start- und Fälligkeitsdaten hinzufügen, ändern oder von einer Aufgabe entfernen.

Tags festlegen

Sie können Tags hinzufügen, ändern oder von einer Aufgabe entfernen. Sie können auch vorhandene Tags erstellen, bearbeiten und entfernen.

Tag-Sets werden pro Board definiert. Das bedeutet, dass sie nicht für alle Boards einheitlich sind, sondern nur für das aktuell verwendete Board.

Beachten Sie bitte die Zeichenbeschränkung auf 40 Zeichen und die Beschränkung auf 7 Tags pro Aufgabe. Tags können nicht dupliziert werden, und der Tag-Text muss für alle Tags auf demselben Board unterschiedlich sein.

Nach Eingabe des Textes und Auswahl der Farbe wird ein neuer Tag auf der Aufgabe angezeigt (Häkchen-Symbol im Tag-Menü).

Sobald das erste Tag erstellt ist, erscheint eine neue Bearbeitungsoption.

Wenn Sie ein Tag zum Bearbeiten auswählen, können Sie es entweder löschen oder nur Text und Farbe ändern.

Wenn die maximale Anzahl an Tags erreicht ist, wird eine Meldung angezeigt, dass der Aufgabe keine weiteren Tags hinzugefügt werden können.

Sekundäre schwebende Werkzeugleiste

Ähnlich wie bei anderen Board-Objekten sind folgende Aktionen auf Board-Aufgaben möglich:

• Objekt anpinnen
• In den Vordergrund bringen
• In den Hintergrund bringen
• Duplizieren
• Verknüpfen (Link hinzufügen; Objektlink kopieren)
• Exportieren (Auswahl als Statusaktualisierung veröffentlichen; Auswahl als Bild exportieren)
• Löschen

Zuständige Person festlegen

Durch das Zuweisen von Aufgaben an Board-Teilnehmer werden folgende Aktionen ausgelöst:

• Board-Benachrichtigungen
• E-Mail-Benachrichtigungen
• Benachrichtigungen auf der Startseite
• Aufgaben-Feed auf der Startseite

Sie können einer Aufgabe über das Menü „Aufgabe zuweisen“ bis zu drei Board-Mitgliedern zuweisen. Zuständige Personen können später geändert oder von der Aufgabe entfernt werden.

Ein Klick auf die Schaltfläche in der schwebenden Werkzeugleiste zeigt das Suchfeld sowie die Liste der Board-Mitglieder an. Sobald eine Person ausgewählt ist, wird sie auf der Aufgabe und auch unterhalb des Suchfelds mit einem „x“ daneben angezeigt, um sie zu entfernen.

Wenn die maximale Anzahl von 3 Board-Mitgliedern ausgewählt ist, wird eine Meldung angezeigt, dass keine weiteren Beauftragten hinzugefügt werden können.

Aufgaben auf dem Board

Alle Aufgaben und Kommentare, in denen Sie erwähnt werden, sehen Sie im linken Bereich Ihres Boards. Diese Ansicht öffnen Sie über das Aufgabensymbol auf der kleinen Boardleiste links.

Zugewiesenen Personen der Aufgaben:

1. Wenn Sie einem Board-Mitglied eine Aufgabe zuweisen, erscheint diese im Aufgabenbereich dieser Person (siehe oben).
2. Wenn Sie eine Aufgabe einer Person zuweisen, die kein Board-Mitglied ist, wird folgende Benachrichtigung angezeigt:

Aufgaben auf der Startseite

Alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben werden oben auf Ihrer Conceptboard-Startseite im Abschnitt „Ihre Aufgaben“ angezeigt.

Alle Aufgaben können nach mehreren Parametern gefiltert werden:

Gruppieren nach

• Status
• Board
• Projekt (Board-Titel wird bei jeder Aufgabe angezeigt)
• Keine Filterung

Sortieren nach 

• Fälligkeitsdatum
• Alphabetisch

Fragen & Antworten: Legacy-Karten

Legacy-Karten auf Boards:

1. werden NICHT in aktive Aufgaben umgewandelt.
2. werden NICHT in der Aufgabenliste des Boards angezeigt.
3. wenn sie bereits zugewiesen sind, erscheinen sie NICHT unter „Meine Aufgaben“ auf Ihrer Startseite.
4. Legacy-Karten lösen 
   - keine Benachrichtigung auf der Startseite,
   - keine Board-Erwähnung und/oder
   - keine E-Mail-Benachrichtigung aus.
5. Die Zuweisung von Legacy-Karten an neue Benutzer führt NICHT zur Erstellung einer Aufgabe.
6. Eine Kopie einer Legacy-Karte wird in eine Aufgabe umgewandelt und demselben Benutzer zugewiesen, dem die ursprüngliche Legacy-Karte zuvor zugewiesen war. Die zugewiesene Person erhält alle Benachrichtigungen und Erwähnung des neuen Workflows entsprechend.

Aufgaben über Kommentare auf Boards:

1. Neue Aufgaben, die über Kommentare erstellt werden, verhalten sich genauso wie Aufgaben, die über „Karten“ erstellt wurden, und erhalten dieselben Benachrichtigungen. Sie werden im Aufgaben-Feed auf Ihrer Startseite angezeigt.

Häufig gestellte Fragen:

Wann erscheint eine Aufgabe in meinem Aufgabenfeed? 

• Alle zugewiesenen Aufgaben und über Kommentare erstellte Aufgaben werden dort angezeigt.

Was passiert mit den zugewiesenen Personen von Legacy-Karten, die nicht am Board teilnehmen? 

• Board-Zugriffsmodus: „Nutzer mit dem Board-Link haben Zugriff“ - Sie können über die Board-Weiterleitung in „Meine Aufgaben“ auf das Board zugreifen.
• Board-Zugriffsmodus: „Nur ausgewählte Nutzer haben Zugriff“  - Sie werden auf die Seite „Kein Zugriff“ weitergeleitet und müssen eine Zugriffsanfrage stellen.

Kann ich Aufgaben weiterhin für meine alten Kartenziele und für Notizen verwenden?

• Ja! Alle Aufgaben können genau wie unsere alten Legacy-Karten verwendet werden, aber beachten Sie, dass die Zuweisung dieser neuen Aufgaben alle Standardbenachrichtigungen auslöst.

Was passiert beim Kopieren einer Legacy-Karte? 

• Die Kopie einer Legacy-Karte wird zu einer Aufgabe, die der ursprünglichen Person  der Legacy-Karte zugewiesen wird.