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Meetingkultur in der öffentlichen Verwaltung

Teams jeder Größe und unterschiedlicher Referate nutzen Conceptboard, um Meetings strukturiert vorzubereiten, diese interaktiv und anschaulich zu gestalten sowie transparent nachzuhalten.

Präsenz, remote oder hybrid

Visual Facilitation und Kollaboration ortsunabhängig einsetzen

Unabhängig davon, ob Teams gemeinsam im Büro vor Ort oder von verschiedenen Standorten resp. dem Home Office arbeiten, können sie unser Online Whiteboard in ihre Meetings einbinden und sich die Kollaborations- und Visualisierungsmöglichkeit zu Nutze machen.

Vor dem Meeting

Vorbereitung ist alles

  • Agenda: Versenden Sie das Board direkt mit der Einladung zum Treffen und tragen Sie hier bereits die Agenda zur Einsicht für alle ein

  • Verantwortlichkeiten: Legen Sie im Vorfeld fest, wer an der Organisation und dem Ablauf des Meetings beteiligt ist und benennen sie diese für alle einsehbar auf dem Board, bspw. Moderation, Diskussionsleitung, Protokoll, Chatbetreuung, technischer Support
  • Beteiligung: Sie möchten vorab Input der Teilnehmenden einholen, um am Meeting-Tag direkt einzusteigen? Bitten Sie die Teilnehmenden, Ihre Beiträge bis zum Stichtag asynchron auf dem Board einzutragen, bspw. Sticky Notes (digitale Haftnotizen) platzieren, Kommentare schreiben oder Fragen im boardeigenen Chat hinterlassen

💡 Tipp: Versenden Sie mit Ihrem Board eine kleine Aufgabe, mit welcher Ungeübte die Grundfunktionen testen können.

  • Board vor oder während der Veranstaltung teilen: Ob Sie das Board bereits vor der Veranstaltung oder erst zu Beginn teilen, bleibt Ihnen überlassen. Sie können ad hoc Personen zum Board einladen (Gastzugriff deaktiviert) oder den Link für den Zugriff teilen (Gastzugriff aktiviert)

💡 Tipp: Bei Serienterminen empfiehlt es sich, entweder ein großes Board mit mehreren Abschnitten für die einzelnen Meetings anzulegen oder ein Board pro Meeting zu erstellen, welche dann in einem Projekt-Ordner gesammelt werden.

  • Abschnitte & Inhaltsverzeichnis: Selbst bei kleinen Boards erleichtern Sie Teilnehmenden die Orientierung, wenn Sie das Board in Abschnitte gliedern und/ oder ein Inhaltsverzeichnis anlegen
  • Board bauen: Nutzen Sie eine unserer Vorlagen oder beginnen Sie mit einfachen Abschnitten für die wichtigsten Punkte des Meetings, bspw. Begrüßung, Brainstorming, Ergebnisse

💡 Tipp: Wie aufwendig oder einfach gehalten ein Board ist, entscheiden die Ersteller*innen selbst. Ein ansprechendes Design kann die Inhalte des Meetings unterstreichen, manchmal genügt aber eine einfache Freifläche mit Sticky Notes.

Während des Meetings

Moderation & Interaktion

  • Videkonferenz: Das Conceptboard integrierte Videokonferenztool ist für die meisten öffentlichen Einrichtungen deaktiviert, da es sich um einen Drittanbieterdienst handelt. Wir empfehlen öffentlichen Einrichtungen den Einsatz ihres gewohnten externen Videokonferenz-Tools
  • Bildschirm teilen vs. Moderationsmodus
    • Die alleinige Arbeit im Videokonferenztool, in dem Sie das Board via Screenshare teilen, bietet sich vor allem an, wenn ungeübte Teilnehmende dabei sind, die Teilnehmenden nicht selbst bearbeiten, sondern hauptsächlich zuhören sollen oder etwas unklar ist. Auch kann der Moderator oder Protokollant in Echtzeit für alle transparent mitschreiben
    • Moderationsmodus: Sie rufen das Board parallel auf und teilen dieses mit den Teilnehmenden. Diese folgen Ihnen über den Moderationsmodus auf dem Board. So können sie live visualisieren live bspw. hervorheben einer Passage mit Highlighter oder Pfeil Icon, die Teilnehmenden aber auch selbstständig auf dem Board arbeiten
  • Interaktion: Laden Sie Ihr Publikum zur Mitwirkung ein
    • Abstimmungen mit dem Voting Widget, Punkte kleben oder den Mauszeiger in ein Feld ziehen
    • Sticky Notes
    • Kommentare
    • Chatwasserfall

💡 Tipp: Verlassen Sie sich auf die Stärken von Conceptboard – Visualisierung und Kollaboration! Integrieren Sie Abbildungen, Icons oder handgemalte Skizzen und Markierungen anstatt Textwüsten zu kreieren und animieren Sie die Teilnehmenden mit Übungen zur Mitwirkung.

Nach dem Meeting

Protokoll, Dokumentation und Weiterentwicklung

  • Emailketten & Papierberg vs. Board-Link: Durch die Arbeit mit einem Online-Whiteboard entfällt das Versenden von Protokollen und anderweitiger Dokumentation per Email oder die Ablage im Fileshare. Der Verlauf und alle Ergebnisse sind im Board gesichert und können immer wieder aufgerufen werden. Wir empfehlen, den Link des Meetingboards im Nachklang im Intranet, einem Wiki oder Chat zu pinnen resp. erneut an die Teilnehmenden zu versenden.

💡 Tipp: Eingeloggte Nutzer*innen finden das Board in Ihrer Board-Übersicht, Gäste können sich den Link abspeichern.

💡 Tipp: Sperren Sie die Bearbeitung eines Boards, falls Sie nach Ende des Meetings Änderungen verhindern möchten - ist eine Weiterarbeit erwünscht, kann auch asynchron gearbeitet werden.

  • Export: Ist es unerlässlich, Daten in anderen Medien nachzuhalten, bspw. Ablage (sowohl analoge als auch digital), Versand per Email, Einbettung in Power Point, etc. können Sie aus verschiedenen Export-Funktionen wählen und das Board resp. einzelne Abschnitte oder eine bestimme Auswahl als PDF oder PNG sichern. → HC Link
  • Kann man ein Online-Whiteboard ausdrucken? Mit Conceptboard haben Sie volle Flexibilität. Sollte es unbedingt notwendig sein, können Sie Ihr Board sogar ausdrucken.

💡 Tipp: Wenn Sie schon vorab wissen, dass Sie das Board ausdrucken oder anderweitig nachhalten müssen, wählen Sie für die Board-Inhalte bspw. den Abschnitt DIN A4, für Einbettung in Power Point 16:9.

Vorlagen & Inspiration für Meetingboards

Templates

Weitere Ressourcen

Conceptboard für die öffentliche Verwaltung

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