Sie können den Freigabe-Dialog für ein Board über die obere rechte Ecke des Boards im „Teilen“ Menü oder über das Menü „Weitere Optionen“ in der Board-Übersicht aufrufen. Boards können mit einem von drei Zugriffstypen freigegeben werden, in Kombination mit 3 verschiedenen Rollen (Bearbeiter, Kommentator, Betrachter):
- Ausgewählte Nutzer (Standard für neue Boards)
- Link und Passwort (mit der Standard-Zugriffsrolle)
- Jeder mit dem Link (mit der Standard-Zugriffsrolle)
Board Zugriff für Personen außerhalb deines Teams
Conceptboard beschützt Inhalte vor ungewünschtem Zugriff. Ab dem 12. Januar 2023 können Teamadministratoren den Zugriff auf alle neu erstellten Boards für Nicht-Team-Mitglieder einschränken. Nicht-Team-Mitglieder sind Gäste, Free Account Nutzer und Nutzer aus anderen Teams.
Ausgewählte Nutzer
Standardmäßig hat ein neues Board die Zugriffseinstellung „Ausgewählte Nutzer“, was bedeutet, dass das Board für den Board-Besitzer privat ist. Der Gastzugang ist deaktiviert. Jeder Board-Teilnehmer, den Sie einladen, muss sich mit seinem Conceptboard-Konto anmelden.
Der Zugriff auf das Board ist an die E-Mail-Adresse gebunden, die Sie eingeladen haben. Wenn ein Benutzer mit einem anderen Konto auf das Board zugreifen möchte, kann er den Zugriff anfordern, oder Sie können die richtige E-Mail-Adresse einladen, um den Zugriff zu gewähren.
Ausstehende Board-Zugriffsanfragen werden oben in der Registerkarte „Einladen“ angezeigt.
Für Teams, deren Einstellungen so sind, dass nur Teammitglieder eingeladen werden können, können Boards nur mit anderen Usern innerhalb des selben Teams geteilt werden.
Link und Passwort
Um die Linkfreigabe einzuschalten, klicken Sie auf „Link erstellen“ oder wechseln Sie auf die Registerkarte „Zugriffseinstellungen“ und schalten Sie die Linkfreigabe ein. Das Passwort wird automatisch generiert. Der Gastzugang ist nun aktiviert. Die Standard-Zugangsrolle ist „Kommentator“.
Wichtige Hinweise:
- Bei Teams, deren Administratoren die Option „Nicht-Teammitglieder können in alle Boards eingeladen werden“ aktiviert haben, müssen die Teilnehmer, die Sie direkt in das Board einladen, kein Passwort eingeben. Sie erhalten die Rolle, die Sie für sie ausgewählt haben.
- Für Teams, deren Administratoren die Option „Nur Teammitglieder können zur Kollaboration eingeladen werden“ aktiviert haben, können Boards NUR mit anderen Benutzern aus IHREM Team geteilt werden. Benutzer mit freiem Konto, Gäste und Benutzer aus anderen Teams können nicht auf Boards zugreifen.
- Bei Teams, deren Administratoren die Option „Nicht-Teammitglieder müssen bei ungeschützten Boards ein Passwort eingeben“ aktiviert haben, müssen Teilnehmer, die Sie direkt in das Board einladen und die nicht zu Ihrem Team gehören, das Passwort eingeben. Sie erhalten die Rolle, die Sie für sie ausgewählt haben.
- Jeder, der das Board direkt über die URL des geteilten Boards betritt, benötigt das Kennwort. Wenn Sie z. B. den Link zum Board in einem Chat-Kanal freigeben, müssen Sie auch das Kennwort freigeben. Die Teilnehmer haben die Standard-Zugangsrolle. Sie können ihre Rolle ändern, nachdem sie dem Forum beigetreten sind.
Jeder mit dem Link
Schalten Sie die Passwortoption aus, dass jede Person mit dem Link Zugriff erhält. Gastzugriff ist somit auch erlaubt, die Standardrolle ist Kommentator.
- Bei Teameinstellung „Nicht-Teammitglieder können zu allen Boards eingeladen werden“:
- Bei Teameinstellung „Nicht-Teammitglieder benötigen ein Passwort“:
Wichtige Hinweise:
- Für Teams, deren Administratoren die Option „Nur Teammitglieder können zur Kollaboration eingeladen werden“ aktiviert haben, können Boards NUR mit anderen Benutzern aus IHREM Team geteilt werden. Benutzer mit freiem Konto, Gäste und Benutzer aus anderen Teams können nicht auf Boards zugreifen.
- Bei Teams, deren Administratoren die Option „Nicht-Teammitglieder müssen bei ungeschützten Boards ein Passwort eingeben“ aktiviert haben, müssen Teilnehmer, die nicht zu Ihrem Team gehören, das Passwort eingeben, ungeachtet der direkten Einladung zum Board oder der einfachen Linkfreigabe. Das Teilen von Links ohne Passwort ist in dieser Einstellung für Nicht-Team-Benutzer verboten. Sie haben die Rolle, die Sie für sie ausgewählt haben.
Gäste auf Free-Boards
Bei Free-Boards ist der Gastzugang auf Kommentator/Leser beschränkt. Sie können die Standardrolle trotzdem auf Bearbeiter setzen, da angemeldete Benutzer Bearbeiter sein können.
Gäste auf Free-Boards einladen
Sie können Benutzer in das Forum einladen, wenn Sie:
- Besitzer
- Bearbeiter (und der Eigentümer hat die Option „Bearbeiter können Teilnehmer verwalten“ nicht deaktiviert)
sind.
Sie können Teilnehmer einladen, indem Sie den entsprechenden Benutzer in Ihrer Kontaktliste suchen und auswählen oder eine E-Mail-Adresse eingeben.
Um nach Teammitgliedern zu suchen, die sich nicht in Ihrer Kontaktliste befinden, geben Sie zunächst den Benutzernamen ein und wählen Sie in der Dropdown-Liste „Teammitglieder suchen, um weitere Ergebnisse zu finden“. Diese Aktion durchsucht die Benutzer aus dem Team und zeigt entsprechende Vorschläge an.
Nachdem Sie die einzuladenden Benutzer festgelegt haben, wählen Sie die Rolle aus und klicken Sie auf „Teilen“, um die Einladungen zu versenden.
Die Anzahl der Einladungen, die Sie pro Tag versenden können, ist auf 200 begrenzt. Wenn Sie also das Board für eine große Klasse oder ein Team-Event freigeben möchten, stellen Sie sicher, dass Sie den Link zum Board in einem gemeinsamen Chat/Klassen-Wiki freigeben.
Teilnehmer
Hier können Sie alle Board-Teilnehmer und deren aktuelle Rolle im Board durchsuchen und sehen. Klicken Sie auf das Bild des Benutzers, um weitere Informationen über den Benutzer anzuzeigen.
- Benutzer können auf ihren eigenen Namen klicken und das Board verlassen. Dadurch werden deren Zugriff und das Board aus ihrer Forenübersicht entfernt.
- Eigentümer können den Besitz des Boards an einen anderen Teilnehmer übertragen.
- Eigentümer/Bearbeiter können die Rolle einzelner Benutzer ändern oder die Mehrfachauswahl verwenden, um Rollen zu ändern oder bis zu 50 Teilnehmer auf einmal zu entfernen.
Zugriffseinstellungen
Auf der Registerkarte Zugriffseinstellungen können Board-Eigentümer den Board-Zugriffsmodus ändern und die Fähigkeit der Bearbeiter, Teilnehmer zu verwalten und den Board-Zugriffsmodus zu ändern, ein- und ausschalten.