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Boards teilen: Zugangs Management

Das Board Zugangs Management gibt unseren Business Nutzern mehr Kontrolle über die Inhalte auf einem Board. Boards können geteilt werden über:

  • Eine Einladung per E Mail schicken
  • @Erwähnung eines Nutzers in einem Board (Abhängig von den Zugangs Einstellungen)
  • Teilen des Board Links
  • Erstellen eines Boards in einem geteilten Projekt

Zugangs Einstellungen

Der Board Eigentümer kann in den Zugangs Einstellungen bestimmen, welchen Zugang die Teilnehmer eines Teams zu dem Board erhalten und in welcher Rolle sie das Board bearbeiten können.

Um ein Board zu teilen können Sie innerhalb eines Boards auf den Teilen Button in der oberen rechten Ecke klicken oder Sie gehen über eine Boardkarte in der Board Übersicht und klicken auf das Teilen Symbol.  

Öffnen der Zugangs Einstellungen

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Wenn Sie berechtigt sind die Zugangseinstellungen zu ändern, erscheint ein kleiner 'Ändern' Button innerhalb des Teilen Dialogs. Es stehen drei Zugangsoptionen zur Auswahl:

  • Jeder mit dem Link
  • Jeder mit dem Link und Passwort 
  • Ausgewählte Nutzer

Anmerkungen 

Die folgenden Regeln gelten für alle drei Zugangsmodi. Standardmäßig können alle Board Editoren: 

  • Teilnehmer hinzufügen/ entfernen und deren Zugangsrolle ändern
  • Den Board Zugangsmodus ändern (Pro Nutzer) 
  • Ein Board in ein Projekt verschieben/ daraus entfernen 

Der Board Eigentümer hat außerdem die Möglichkeit das Teilen des Boards auf sich selbst zu beschränken. In diesem Fall funktionieren @Erwähnungen nur mit Nutzern, die bereits zu dem Board eingeladen wurden. 

Jeder mit dem Board-Link

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Jeder, mit dem Sie die Board URL geteilt haben, kann das Board als Gast oder mit deren Conceptboard Account betreten. Standardmäßig sind alle Nutzer, die Ihr Board über einen Link betreten in der Rolle des Reviewers aktiv, es sei denn Ihr Team Administrator hat die Standardeinstellung für Ihr ganzes Team geändert. 

Vergessen Sie nicht die standardmäßige Zugangsrolle 

Wenn Sie einen Teilnehmer über die E-Mail Adresse als Editor einladen, der Nutzer das Board aber als Gast betritt, greift die standardmäßige Rolle für Gäste für ihn. Achten Sie daher darauf, dass Sie die Rolle der Gäste ändern oder der Nutzer einen Account erstellt und Sie ihn darüber mit einer ausgewählten Rolle einladen. 

Gäste in kostenlosen Accounts 

Kostenlose Accounts sind auf Leser als Gäste beschränkt. Wenn Sie mit anderen Nutzern kooperieren möchten, müssen sich diese zunächst einen Conceptboard Account anlegen. Sie können dann individuell für jeden Nutzer in einem Board die Zugangsrolle ändern (wenn Sie ein Editor sind und der Board Eigentümer Sie dazu berechtigt hat). 

Jeder mit Board-Link und Passwort

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Wenn Sie das teilen der Boards einfach halten möchten, aber Ihnen die Sicherheit der Inhalte wichtig ist, können Sie ein Board Passwort erstellen. Dieses wird dann abgefragt, wenn das Board von Gästen und Nutzern zum ersten Mal betreten wird. Sie können das automatisch generierte Passwort nutzen oder Ihr eigenes Passwort erstellen. Dieses muss die folgenden Sicherheitskriterien erfüllen:

  • Mindestens 8 Zeichen
  • Mindestens 1 spezial Zeichen (?#$%!)
  • Mindestens 1 Nummer (0-9)
  • Mindestens 1 Großbuchstabe

Beachten Sie: Nutzer, die Sie direkt über den Teilen Dialog einladen oder in einer @Erwähnung genannt werden, haben automatisch Zugang zu dem Board und müssen kein Passwort eingeben.

Standardmäßig befinden sich alle Nutzer, die Ihr Board mit einem Link und Passwort betreten in der Rolle des Reviewers. Sie können die Standardeinstellung ändern, indem Sie eine andere Zugriffsrolle aus dem Aufklappmenü auswählen.

Ausgewählte Nutzer

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 Der Zugangs Modus "Ausgewählte Nutzer" schließt den Zugang für Gäste zu dem Board aus. Unter "Erweitert" finden Sie eine Liste der aktuellen Board Teilnehmer. 

Wenn Sie im Modus "Ausgewählte Nutzer" eine Person über die E-Mail Adresse einladen, muss sich diese entweder zunächst einen Account erstellen oder sich in dessen bestehenden Account einloggen (achten Sie darauf, dass die E-Mail Adresse der des Accounts entspricht). 

Teilnehmer von einem Board entfernen

Einen Nutzer zu entfernen ist simpel. Öffnen Sie über den Erweitert Button im Teilen Fenster die Liste der Nutzer in dem Board. Um Nutzer zu entfernen klicken Sie nur auf das ‘X’ neben dem Namen. Nach der Entfernung haben die Nutzer keinen Zugang zu dem Board, bis es erneut mit ihnen geteilt wird.

Wenn das Board mit dem Link, oder dem Link und Passwort betreten werden kann, haben entfernte Nutzer weiterhin Zugriff auf das Board, wenn sie die URL kennen.
Ändern Sie die Einstellungen auf ‘Ausgewählte Nutzer’, wenn Sie ihnen den Zugriff dauerhaft verwehren möchten.

Wenn Sie einen Nutzer entfernen, während er noch an dem Board arbeitet, werden seine Änderungen nicht mehr gespeichert. Auch die Änderungen anderer Teilnehmer werden ihm nicht mehr angezeigt.

 

Beachten Sie: Die Zugriffseinstellungen müssen für jedes Board einzeln eingestellt werden.

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