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Board Freigabeprozess "Workflow"

Board Freigaben ermöglichen es Ihnen, sich eine finale Zustimmung von Ihren Teammitgliedern oder Klienten zu holen, nachdem Sie alle Feedback Runden durchlaufen sind. Ein paar Tipps für die Arbeit mit Board Freigaben:

Viele Teams bevorzugen es, alle Schritte in einem Board umzusetzen, um so später einen Überblick über den Prozess zu haben. Stellen Sie sicher, dass die finale Version klar markiert ist. Sie können dies zum Beispiel mit farbigen Abschnitten unterstreichen und können die finale Version als Startposition festlegen. Dadurch werden die Genehmigenden direkt zu der richtigen Position geführt.

Wenn Sie es bevorzugen mit Projekten zu arbeiten, erstellen Sie für die finale Version ein neues Board.Achten Sie darauf, einen aussagekräftigen Namen zu verwenden und starten Sie dann den Freigabeprozess/Genehmigungsprozess. 

Zugriff auf den Workflow Dialog

In der Board-Übersicht können Sie über das 3-Punkte-Menü "Workflow" auswählen.

hc-accessing-the-workflow-dialog.png

Oder Sie erreichen ihn auch innerhalb eines Boards, indem Sie auf @Alle Teilnehmer und dann auf Workflow öffnen neben dem Titel des Boards klicken.

hc-workflow-conceptboard.png

Board Freigabeprozess starten

Nur der Board-Besitzer oder Editoren können einen Freigabeprozess starten. Sie müssen das Board außerdem zunächst mit den Personen teilen, von denen Sie die Freigabe anfragen.

hc-request-board-approval-conceptboard.gif

Um einen Freigabeprozess zu starten:

  1. Öffnen Sie den Workflow Dialog
  2. Klicken Sie auf ‘Freigabe anfordern’
  3. Wählen Sie die Nutzer aus, die das Board freigeben sollen
  4. Wählen Sie ein Fälligkeitsdatum für die Freigabe
  5. Klicken Sie auf ‘Freigabe starten’

Die Genehmigenden erhalten eine E Mail und eine In-App Benachrichtigung mit der Freigabe Anfrage. Sie sehen außerdem einen ausstehenden Freigebe Banner in der Board Übersicht.

Freigabeprozess Optionen

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  • Freigabe: Eine Kopie des Boards wird als PDF Datei gespeichert und steht bei den Board Updates zum Download zur Verfügung
  • Freigabe mit Anmerkungen: Nutzer können zu der Freigabe eine kleine Notiz hinterlassen. Die Notiz ist in den Board Updates neben der für den Download  freigegebenen PDF Datei sichtbar. 

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  • Keine Freigabe: Der Freigabeprozess wird abgebrochen und das Board wird entsperrt. Wenn noch viele Veränderungen getroffen werden müssen, können Sie auf den ‘Nicht freigeben’ Button klicken. Dadurch wird das Board entsperrt und Sie können Ihr Feedback direkt im Board hinterlassen.
  • Freigabeprozess abbrechen: Editoren können den Freigabeprozess abbrechen. Die Board Nutzer bekommen keine direkte Benachrichtigung, es wird aber eine Nachricht in den Board Feed gepostet und das Board wird entsperrt.

Ein Board erscheint als “Freigegeben” oder “Freigegeben mit Anmerkungen”, wenn es von jedem Genehmigenden freigegeben wurde. Das Board bleibt gesperrt. Ausstehende und beendete Freigaben werden auf der Board Übersicht angezeigt.

hc-approval-process.png

Weitere wichtige Informationen

  • Nur Board-Besitzer und Editoren können einen Freigabeprozess starten.
  • Kommentatoren können Teil eines Freigabeprozesses sein, Betrachter und Gäste jedoch nicht.
  • Wenn das Fälligkeitsdatum erreicht ist, erhält der Teilnehmer eine Erinnerung per E Mail, dass dessen Zustimmung angefordert wurde.
  • Editoren können ein Board auch während dem Freigabeprozess über den Workflow Dialog oder die Einstellungen sperren und entsperren.
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