Als Administrator erhalten Sie auf Ihrer Konto-Seite Details zu Ihrem eigenen und zu Ihrem Team Profil. Der Konto-Einstellungen Button ist auf der Home-Seite in der linken Spalte oder innerhalb eines Boards im Aufklappmenü unter Ihrem Namen in der oberen rechten Ecke zu finden.
Sie finden hier zusätzliche Tabs, um die Team Informationen besser verwalten zu können. Die ersten zwei Tabs beziehen sich auf Ihr Profil, die weiteren drei Tabs beziehen sich auf den Team Account.
Was ist ein Administrator?
Als Administrator verfügen Sie über alle Informationen, die Ihr Team betreffen. Sie sind die einzige Person des Teams, die Änderungen des Team Accounts vornehmen kann. Es kann in einem Team mehr als nur einen Administrator geben.
Nur Administratoren können:
- Nutzer zu dem Team einladen
- Nutzer aus dem Team entfernen
- Die Rolle von Teammitgliedern ändern
- Informationen im Team Account ändern (Rechnungsadresse, Zahlungsinformationen, etc.)
- Andere Teammitglieder zu einem Administrator ernennen
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Bitte beachten: Ein Admin kann die Rolle "Administrator" auch anderen Teammitgliedern zuweisen. Wir empfehlen zumindest einen zweiten Admin im Team zu haben, beispielsweise für Notfallsituationen oder falls der "Hauptadmin" im Urlaub ist. Dennoch sollte die Anzahl der Admins bei einem Minimum bleiben. Mehrere Admins bedeutet nämlich auch mehrere Personen, welche die gleichen Rechte wie der "Hauptadmin" haben und die gleiche Kontrolle über das Team. |
Beachten Sie: Die Rolle des Administrators steht nur in professionellen Accounts zur Verfügung.
Kontoübersicht
In der Kontoübersicht werden die Details Ihrer Lizenz angezeigt. Hier können Sie auf einen Blick die Anzahl der Nutzer in dem Account, die Zahlungsmethode, sowie den Zahlungsrhythmus sehen.
Sie können außerdem die Nutzer in Ihrem Team und Details zu den für Sie zugänglichen Features sehen.
Profileinstellungen
Die Profileinstellungen sehen für alle Nutzer gleich aus. Sie können hier:
- Ein Profilbild hochladen
- Andere Nutzer sehen Ihr Bild, wenn Sie aktiv in einem Board sind und neben Kommentaren, die Sie verfassen
- Ihre Kurzbeschreibung und Kontaktinformationen ändern
- Diese sind für alle Ihre Kontakte sichtbar
- Ihre E-Mail Adresse ändern oder aktivieren
- Ihre E-Mail Adresse ist für Ihre Kontakte nicht sichtbar
- Sie wird zum einloggen verwendet
- Vergessen Sie nicht Ihre E-Mail Adresse zu aktivieren, um E-Mail Benachrichtigungen zu erhalten
- Die Sprache ändern (Deutsch, Englisch)
- Die Häufigkeit für Board-Benachrichtigungen festlegen
- Abonnieren oder deabonnieren von Account E-Mails und Willkommens Tipps. Wir sind verpflichtet Ihnen Emails zu Account Änderungen zu schicken.
- Andere Service und Social Media Accounts verbinden
- Ihr Passwort ändern
Denken Sie daran, “Speichern” zu klicken, wenn Sie fertig sind.
Dienste mit Ihrem Account verbinden
Wenn Sie sich über eine andere Plattform in Conceptboard einloggen, ist diese Option bereits mit Ihrem Account verbunden. Sie können mehrere Accounts für den Login in Conceptboard nutzen. Sie können aber auch eine E-Mail/Passwort Kombination nutzen.
Sie können Ihren Google, Salesforce oder Trello Account verbinden, um unsere App Integration zu nutzen.
Verbundenen Dienste trennen
Unter “Verbundene Dienste” wird Ihnen eine Liste aller derzeit verbundenen Dienste angezeigt. Klicken Sie auf den Schalter neben einem Dienst und wählen Sie “disconnect” aus. Es öffnet sich ein Popup Fenster, in dem Sie bestätigen müssen, dass Sie die Verbindung wirklich trennen möchten.
Passwort ändern
Klicken Sie auf “Kennwort ändern”, um das Fenster zu öffnen. Stellen Sie sicher, dass die oben gezeigten Anforderungen erfüllt sind und vergessen Sie nicht, auf “Kennwort ändern” zu klicken, damit das neue Passwort übernommen wird.
Lizenz & Zahlung Tab
Als Administrator können Sie zwischen der flexiblen, monatlichen Zahlungsoption und der festen Zahlungsoption wechseln.
Die flexible, monatliche Zahlungsoption ermöglicht es Ihnen Nutzer nach Ihrem Bedarf zu entfernen und hinzuzufügen. Sie zahlen nur für die maximale Anzahl an Nutzern in jedem Monat.
Die feste Zahlungsoption ermöglicht es Ihnen für eine feste Zahl an Nutzern in Ihrem Team zu zahlen. Sie können dabei zwischen einem monatlichen, vierteljährlichen oder jährlichen Zahlungsrhythmus wählen. Wenn die maximale Anzahl an Nutzern erreicht ist, müssen Sie zunächst die Zahl erhöhen, um weitere Nutzer einladen zu können.
Land und Währung
Hier kann auch die Währung und das Land angepasst werden.
Wenn Sie weitere fragen zum Thema Zahlung haben, besuchen Sie unsere Zahlungs FAQ's.
Ihren Account löschen oder "downgraden"
Wenn Sie Ihren kompletten Team Account downgraden oder löschen möchten, können Sie das in dem "Lizenz & Zahlungs" Tab tun. Klicken Sie auf “Account löschen oder downgraden” am Ende der Seite.
Sie können den Team Account downgraden, indem Sie Ihr Passwort eingeben und auf “Downgrade Account” klicken. Das Downgraden des Team Accounts bedeutet, dass alle Nutzer des Teams Ihre kostenpflichtige Lizenz (und damit die verbundenen Vorzüge) verlieren und zu einem kostenlosen Basis-Nutzer heruntergestuft werden.
Wenn Sie den Team Account komplett löschen möchten, klicken Sie auf den “Löschen” Button und bestätigen Sie diesen Schritt.
Hinweis: Mit dem Löschen des Accounts werden alle Daten gelöscht. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Wenn Sie einzelne Nutzer von Ihrem Team entfernen möchten, können Sie dies auf Ihrer Nutzer Seite tun.
Ihre Kreditkarteninformation ändern
Sie können Ihre Kreditkarteninformationen auf der Registerkarte "Lizenz & Zahlung" ändern oder aktualisieren. Klicken Sie auf den Link 'Zahlungsmethode aktualisieren' auf der rechten Seite Ihrer Team-Lizenz-Informationen. Sobald sich das Adyen-Dialogfeld öffnet, klicken Sie auf 'Okay', um zu den verschiedenen verfügbaren Abrechnungsarten zu gelangen.
Wählen Sie Ihr Zahlungsmittel aus und klicken Sie auf 'Weiter'. Sie werden dann auf die Seite 'Zahlungsmethode akzeptiert' weitergeleitet.
Rechnungs Tab
In dem Rechnungs Tab finden Sie alle aktuellen und vergangenen Rechnungen.
Es gibt auch ein Textfeld, in dem Sie die Rechnungsadresse oder zusätzliche Informationen, die Ihre Buchhaltung auf Rechnungen benötigt, hinzufügen können.
Um Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben, wählen Sie Ihr Land im Dropdown-Menü aus, bevor Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Dies gilt nur für Unternehmen mit Sitz in der Europäischen Union.
Wenn Sie Rechnungen an eine zusätzliche E-Mail-Adresse innerhalb des Unternehmens senden müssen, können Sie diese im Feld Rechnungs-E-Mail hinzufügen. Hier finden Sie auch eine Liste mit Kopien für jede Rechnung, die für Ihr Konto erstellt wurde.
Account anpassen
Als Teamadministrator haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Ihr Teamkonto anzupassen. Sie können hier Ihren Teamnamen ändern und die Benutzerrollen festlegen, die neue Teammitglieder einladen können. Außerdem können Sie die Standard-Benutzerrolle beim Teilen eines Boards und den Standard-Zugriffsmodus festlegen.
Unternehmensfarben
In diesem Menü können Sie die Kopfzeile und die Schaltflächenfarbe für Ihr Teamkonto anpassen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, bis zu 25 verschiedene Unternehmensfarben für die Verwendung im Board auszuwählen. Diese Farben können dann über die Farbgruppe "Corporate colors" aus dem Board heraus aufgerufen werden.
Logo und Willkommensbanner hochladen
So fügen Sie ein Logo oder ein Willkommensbanner hinzu:
- Klicken Sie auf "Logo hochladen" oder "Willkommensbanner hochladen"
- Wählen Sie eine Datei
- Klicken Sie auf "Änderungen speichern"
Um ein Logo oder Willkommensbanner zu entfernen:
- Klicken Sie auf "Entfernen"
- Klicken Sie auf "Änderungen speichern"
Vorgeschlagene Bildgrößen
Das Logo sollte eine PNG-Datei mit einer Höhe von mindestens 80px sein, idealerweise mit transparentem Hintergrund.
Das Willkommensbanner sollte eine PNG-Datei mit transparentem Hintergrund sein. Die maximale Anzeigebreite beträgt 720px.
Wo wird das Logo und Willkommensbanner angezeigt?
Sie sollten Ihr Firmenlogo hochladen, sobald Sie Ihr Konto erstellt haben. Das Logo wird auf allen Hauptseiten der App für Ihre angemledeten Benutzer angezeigt, z. B. auf der Board-Übersicht und der Startseite.
Board-Übersicht für Teammitglieder
Board Willkommensbanner
Das Willkommensbanner wird Gästen und Benutzern auf der Board-Begrüßungsseite sowie auf benutzerdefinierten Anmeldeseiten für Subdomains angezeigt.
Wir empfehlen, gerne auch ein temporäres Willkommensbanner für Veranstaltungen zu setzen!
Team-Template
Sie können Teammitgliedern jetzt die Möglichkeit geben, eigene Vorlagen zu erstellen und diese über die Funktion "Teamvorlagen" mit anderen Nutzern in ihrem Team zu teilen.
Team DSGVO Einstellungen
Wenn in Ihrem Unternehmen strenge DSGVO-Bestimmungen gelten, die die Verwendung von Drittanbieter-Integrationen mit Sitz außerhalb der EU vollständig verbieten, kann ein Team-Administrator diese Funktionen für Ihr gesamtes Team auf der Seite mit den Teameinstellungen deaktivieren. Sie können Webkonferenzen, Aspose-Dokumentenverarbeitung und den Zendesk-Support-Link deaktivieren.
Wichtige Hinweise:
- Sie können einen eigenen Support-Link im Hilfe-Menü über die Option Hilfe-Menüeintrag in den Teameinstellungen hinzufügen.
- Wenn Sie die Aspose-Dateikonvertierung deaktivieren, können bei einigen komplexen Word-, Powerpoint- und Excel-Dokumenten Probleme mit der Textausrichtung, benutzerdefinierten Schriftarten und Spezialeffekten auftreten.
Einbettung von Inhalten Dritter
Auf Conceptboard ist es möglich, dynamische Inhalte wie Videos, Webseiten und bearbeitbare Online-Dokumente via iframe einzubetten. Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert und muss zunächst von den Administratoren freigeschaltet werden. Sie ermöglicht es Benutzern, ihre Boards interaktiv zu gestalten und mit vielfältigen Medien produktiv zu arbeiten. Weitere Informationen zu dynamischen Inhalten.