Nutzer-Seite für Administratoren

Was ist ein Administrator?

Als Administrator verfügen Sie über alle Informationen, die das Team betreffen. Sie sind die einzige Person im Team, die die Lizenz für das Team verwalten und Änderungen vornehmen kann. Es kann mehr als einen Administrator in einem Team geben. 

Berechtigungen des Administrators:

• Nutzer in das Team einladen
• Nutzer aus dem Team entfernen (downgraden oder löschen)
• Nutzerrollen ändern
• Jegliche Informationen bezüglich des Team Accounts/der Lizenz ändern: Rechnungsadresse, Zahlungsinformationen, etc.
• Andere Nutzer zu Administratoren machen

  Bitte beachten: Ein Admin kann die Rolle "Administrator" auch anderen Teammitgliedern zuweisen. Wir empfehlen zumindest einen zweiten Admin im Team zu haben, beispielsweise für Notfallsituationen oder falls der "Hauptadmin" im Urlaub ist. Dennoch sollte die Anzahl der Admins bei einem Minimum bleiben. Mehrere Admins bedeutet nämlich auch mehrere Personen, welche die gleichen Rechte wie der "Hauptadmin" haben und die gleiche Kontrolle über das Team.

Hinweis: Die Rolle des Administrators ist nur für professionelle Konten verfügbar.

 

Die "Nutzer" Seite befindet sich auf der linken Seite des Bildschirms auf den Seiten "Home" oder "Boards".

Erklärungen zu Icons und Tags

Als Administrator zeigt Ihre "Nutzer" Seite die "Meine Kontakte" Liste und die "Mein Team" Übersicht.  

Die "Mein Team" Übersicht zeigt die Nutzerrolle:

• Nutzerrollen: Alle Pro-Benutzer werden als Administrator, interner Benutzer oder externer Benutzer aufgeführt. 

"Meine Kontakte" Liste

Wenn Sie auf die Seite "Nutzer" klicken, finden Sie die "Meine Kontakte" Übersicht. Hier sind alle Ihre persönlichen Kontakte aufgelistet:

Ihre Kontakte werden mit folgenden Informationen angezeigt: 

• Name des Benutzers
• E-Mail (nur Mitglieder desselben Teams sehen die E-Mail-Adressen der jeweils anderen)
• Team
• Aktivierungsstatus: Wenn der Benutzer einen dunklen Briefumschlag neben seinem Namen hat, bedeutet dies, dass er seine E-Mail-Adresse aktiviert hat und in der Lage ist, Benachrichtigungen per E-Mail zu erhalten. Wenn der Benutzer einen Umschlag mit (!) neben seinem Namen hat, hat er seine E-Mail-Adresse nicht aktiviert und kann keine Benachrichtigungen per E-Mail erhalten. 

Wenn Sie in einem Board sind, können Sie Personen in Kommentaren mit @erwähnen. Nachdem Sie das "@"-Symbol eingegeben haben, erscheint eine Dropdown-Übersicht Ihrer Kontaktliste und der Board-Teilnehmer. Sie können die Namen der Teilnehmer eingeben, um Ihre Suche einzugrenzen. Wenn Sie nach einem Teammitglied suchen, das noch nicht Teil des Boards ist, erscheint eine Option "Im gesamten Team suchen", mit der Sie die Person suchen können.

Hinweis: Wenn Sie ein Teammitglied, das noch nicht Teil des Boards ist, in einem Kommentar mit @erwähnen, wird es automatisch als Teilnehmer des Boards hinzugefügt.

Kontakte manuell hinzufügen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, jemanden zur "Meine Kontakte" Liste hinzuzufügen:

- Einladung in ein Board
- Einladung in Ihr Team
- Einladung zu einem Projekt

Diese Arten von Einladungen fügen einen Kontakt automatisch zu Ihrer Kontaktliste hinzu und vice versa.

Im Teamverzeichnis

1. Suchen Sie sie anhand des Namens oder der E-Mail-Adresse
2. Klicken Sie auf das Menü (Punkte) auf der rechten Seite
3. Zu Kontakten hinzufügen

Im Board

Klicken Sie auf das Symbol des Nutzers in der Teilnehmerliste des Boards im Teilen-Dialog oder in der Board-Übersicht, um weitere Informationen über die Benutzer zu erhalten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Zu Kontakten hinzufügen", um sie zu Ihrer Kontaktliste hinzuzufügen.

"Mein Team" Tab

Wenn Sie auf die Seite "Nutzer" klicken, finden Sie dort die Übersicht "Mein Team". Auf dieser Seite sehen Sie alle Nutzer, die derzeit in Ihrem Team sind und deren Rollen.

Teammitglieder können drei verschiedene Rollen haben: 

1. Administrator: Der Administrator hat die gleiche Rolle wie Sie.
2. Interner Benutzer: Der interne Benutzer kann Administratoren, externe Nutzer und andere interne Nutzer in seinen Kontakten sehen. Diese Rolle sollten Sie Ihren Kollegen/Mitarbeitern zuweisen.
3. Externe Benutzer: Der externe Benutzer kann Administratoren und interne Benutzer sehen, aber Sie sehen keine anderen externen Benutzer. Diese Rolle sollten Sie Ihren Kunden, Lieferanten oder Partnern zuweisen.

Sie können alle Administratoren, internen Benutzer oder externen Benutzer einzeln anzeigen, indem Sie auf die einzelnen Registerkarten klicken.

Nutzer in das Team einladen

Die Option, Nutzer in Ihr Team einzuladen, sollte nur für die Nutzer verwendet werden, für die Sie bezahlen möchten indem Sie diese in das Team einladen. Das Einladen von Nutzern in Ihr Team ist mit den Kosten pro Nutzer verbunden, die für Ihren Lizenztyp festgelegt sind.

Wenn Sie interne oder externe Benutzer in Ihr Team einladen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Nutzer einladen" in der oberen rechten Ecke der Seite "Nutzer" oder der "Home" Seite. Sobald das Dialogfeld geöffnet ist, können Sie eine Person einladen als:

• internes Teammitglied (Administrator oder interner Benutzer)
• externes Teammitglied (Kunden, Lieferanten, etc…)

Sobald Sie eine E-Mail-Adresse eingegeben und die Rolle ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Einladung(en) senden". Eine Rolle kann immer über die Registerkarte "Mein Team" unter "Offene Einladungen" geändert werden, sobald eine Einladung verschickt wurde.

Hinweis: Sie können die Nachricht in der Einladung sehen, indem Sie den Mauszeiger über die Vorschau bewegen.

Es wird automatisch eine E-Mail an diese Person gesendet, in der sie aufgefordert wird, dem Team beizutreten. Die Person muss die Einladung annehmen und ein Konto erstellen, um in Ihr Team aufgenommen zu werden. 

Haben Sie immer noch Probleme, einen Nutzer in Ihr Team einzuladen? Klicken Sie hier für die Fehlerbehebung bei Teameinladungen oder kontaktieren Sie unser Support-Team.

Standardmäßig können nur Team-Administratoren jemanden in das Team einladen. Nur ein Administrator kann andere Nutzer als Admins einladen. Erfahren Sie mehr über Teameinladungen auf der Registerkarte "Team Einstellungen". 

Team-Administratoren können wählen, ob Teameinladungen die Zustimmung eines Administrators benötigen oder ob interne Nutzer neue Teammitglieder ohne die Zustimmung eines Administrators einladen können: 

• Nur nach Genehmigung des Administrators

Die Administratoren werden gebeten zu bestätigen, dass neue Nutzer der Lizenz beitreten können. Bitte beachten Sie, dass eine Anfrage zum Hinzufügen eines internen oder externen Teammitglieds zunächst an den Administrator Ihres Teams gesendet wird. Sobald der Administrator zustimmt, wird die Einladung automatisch verschickt. Neue Nutzer werden mit der Einladung ins Team nach Ihrer aktuellen Lizenz abgerechnet.

• Interne Nutzer können ohne Genehmigung des Administrators einladen

Dies bedeutet, dass der Administrator Ihres Teams internen Benutzern erlaubt hat, neue Nutzer ohne zusätzliche Genehmigung zum Team hinzuzufügen. Neue Nutzer werden mit der Einladung ins Team nach Ihrer aktuellen Lizenz abgerechnet.

Dies bedeutet, dass interne Benutzer die mit Ihrem Konto verbundenen Kosten erhöhen können. Erfahren Sie mehr dazu in unseren Zahlungs FAQs. 

Über "Meine Kontakte" in das Team einladen

Alle Nutzer, mit denen Sie zusammengearbeitet haben, die aber nicht zu Ihrem Team gehören, werden ebenfalls in dieser Registerkarte aufgeführt. Diese Nutzer werden als persönliche Kontakte aufgelistet, mit denen Sie entweder ein Board geteilt oder sie mit @erwähnt haben. Sie können sie in "Mein Team" einladen oder sie aus Ihrer "Meine Kontakte" Liste entfernen.

Sie können andere Personen ganz einfach über die Liste "Meine Kontakte" in Ihr Team einladen. Die Option, andere in Ihr Team einzuladen, sollte nur für die Nutzer verwendet werden, für die Sie zahlen möchten indem Sie diese in Ihr Team aufnehmen. 

1. Klicken Sie auf die "Meine Kontakte" Übersicht, um nach Ihren persönlichen Kontakten zu suchen.

2. Klicken Sie auf das gepunktete Symbol neben dem Namen des Benutzers und klicken Sie auf "In mein Team einladen".

3. Sobald Sie einen Kontakt in Ihr Team eingeladen haben, wird automatisch eine E-Mail an diese Person gesendet, in der sie gebeten wird, dem Team beizutreten. In der Zwischenzeit wird dieser Nutzer auch auf die Registerkarte "Offene Einladungen" gesetzt, wo Sie die Nutzerrolle (Administrator, interner Benutzer oder externer Benutzer) auswählen können.

4. Die Einladung muss angenommen werden, bevor er in Ihr Team aufgenommen wird. 

   Hinweis: Die Rolle kann immer geändert werden, auch nachdem die Einladung verschickt wurde.  

"Offene Einladungen" Tab

Alle verschickten, aber noch nicht bestätigten Einladungen befinden sich auf dieser Registerkarte. Sie können einen Benutzer erneut einladen, die Einladung widerrufen oder die Rolle des gewünschten Benutzers ändern.

Sobald eine Einladung von einem Administrator verschickt wurde, zählt die Einladung bereits als Benutzer in Ihrem Team. Dies bedeutet, dass offene Einladungen gemäß Ihrer aktuellen Lizenz abgerechnet werden. Wenn der vorgesehene Benutzer seine Einladung verloren hat, können Sie sie erneut versenden, indem Sie auf "erneut einladen" klicken.

Rolle eines bestimmten Nutzers ändern

Sie können die Rolle jedes Nutzers, der sich in Ihrer Übersicht "Mein Team" befindet, ganz einfach ändern. Klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche und wählen Sie die Rolle, die der Benutzer haben soll. Sie können die Rolle eines Benutzers so oft ändern, wie Sie möchten.

Sie können einen Benutzer als Administrator, internen Benutzer oder externen Benutzer festlegen. Lesen Sie mehr über Nutzerrollen im Team. 

Kontakt entfernen

Das Entfernen einer Person aus Ihrer "Meine Kontakte" Übersicht ist sehr einfach. Klicken Sie auf das Menü (Punkte) auf der rechten Seite und klicken Sie auf die Schaltfläche "Aus Kontakten entfernen". 

Nutzer aus dem Team entfernen

Um jemanden aus Ihrem Team zu entfernen, klicken Sie auf das gepunktete Menü auf der rechten Seite und klicken Sie auf die Schaltfläche "Aus dem Team entfernen". 

Es erscheint ein separates Dialogfeld, in dem Sie wählen können, ob Sie den Benutzer löschen oder downgraden möchten. Sie werden aufgefordert, Ihr Passwort einzugeben, um die Entscheidung zu bestätigen. Bitte beachten Sie, dass nur Administratoren einen Benutzer downgraden (auf kostenlose Basis-Lizenz herunterstufen) oder löschen können.  

Wenn Sie einen Nutzer löschen:

• Werden alle privaten Boards des Nutzers gelöscht!
• Alle Boards, auf die andere Teammitglieder Zugriff hatten, gehen in den Besitz eines Teammitglieds über, das darauf Bearbeiter ist. Wenn kein Bearbeiter auf dem Board ist, wird das Board dauerhaft gelöscht. 
• Alle Kommentare oder Anmerkungen, die sie in den Boards anderer Personen gemacht haben, bleiben unter dem Namen "Gelöschter Nutzer" erhalten.
• Das Löschen eines Nutzers ist permanent und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Bevor Sie einen Nutzer löschen, vergewissern Sie sich bitte, dass Sie Zugang zu allen Inhalten haben, die Sie benötigen. Bitte bestätigen Sie, dass ein anderer Nutzer Ihres Teams den Board-Besitz übernehmen kann, indem er als "Bearbeiter" Zugriff auf diese Boards hat. 

Wenn Sie einen Nutzer downgraden:

• Der Nutzer wird auf eine kostenlose nicht-kommerzielle Basislizenz heruntergestuft und aus Ihrem Team entfernt.
• Der Nutzer bleibt Besitzer an allen von ihm erstellten Boards.
• Der Nutzer kann weiterhin auf alle Boards zugreifen, die für ihn freigegeben wurden.
• Alle professionellen Funktionen werden für sein Konto deaktiviert.  
• Der Nutzer kann dann einem anderen Team beitreten oder ein eigenes Team gründen.