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Wie Sie Nutzer aus Ihrem Team offboarden

Die Einrichtung eines Teams umfasst im Allgemeinen das Hinzufügen bzw. Einladen von Nutzern in Ihr Team. Im Zuge der Lizenzverwaltung kann ein Administrator auch Nutzer aus dem Team entfernen.

In diesem Fall wird in Übereinstimmung mit unseren DSGVO-Bestimmungen die Teamlizenzverwaltung autonom von dem/den Teamadministrator(en) durchgeführt.

Das Entfernen von Nutzern aus dem Team kann entweder durch Downgraden oder Löschung des Nutzerkontos erfolgen. Bei der Entscheidung, wie der Nutzer aus dem Team entfernt wird, sind die folgenden wichtigen Überlegungen zu berücksichtigen: 

  •  Boardzugriff und Sicherung der Inhalte

In diesem Abschnitt geht es um Tipps, wie der Teamadministrator einen Mitarbeiter offboarden kann um sicherzustellen, dass wichtige Boards weiterhin anderen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.

Vor Entfernen des Nutzers sollte der Besitz der Boards bereits an z.B. den Nachfolger oder anderweitig befugten Nutzer (Administratoren und interne Benutzer) mit dem Zugriff auf das Board übertragen werden.

Bei der Entfernung von Mitarbeitern aus dem Teamkonto empfehlen wir den Teamadministratoren, den ausscheidenden Mitarbeiter vorab über die Entfernung seines Kontos aus dem Team zu informieren. Diese Mitteilung gibt dem/den ausscheidenden Nutzer(n) Zeit, die notwendige Übertragung des Boards an das Unternehmen vorzubereiten. Auf diese Weise wird ein versehentliches Löschen von Boards und der Verlust von Daten/Informationen verhindert, so dass die Inhalte weiterhin zugänglich sind.

  •  Lizenzmanagement

Der Teamadministrator kann z.B. bereits den Nachfolger mit einer Lizenz/Account ausstatten, sodass der ausscheidende Nutzer seine Boards direkt an diesen übertragen kann.

Technische Tipps für die Übertragung des Boardbesitzes

Bitte beachten Sie, dass die eigenen Boards auf Projekt- oder Boardebene zunächst den Kollegen als Bearbeiter zur Verfügung gestellt werden sollten.

Tipp für eine einfache Übergabe der Boards:

Wir empfehlen Ihnen, Ihre eigenen Boards in einem neuen Projekt zu platzieren, das Projekt für Ihre Kollegen (Admin oder interne Benutzer) als Bearbeiter freizugeben und die Projektverantwortung an einen der Bearbeiter zu übertragen (wenn möglich bereits an den Nachfolger). 

Gehen Sie in die Boardübersicht, klicken Sie auf die Dropdown-Liste in der Anzeige und wählen Sie "Owned by me".

Offboard_1.png

 

Es gibt drei Möglichkeiten, wie der ausscheidende Nutzer den Boardbesitz auf den nächsten rechtmäßigen Nachfolger übertragen kann:

  1. Boards gehören zu einem Projekt - übertragen Sie den Besitz über die "Board-Einstellungen": Klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü, wählen Sie "Einstellungen", klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben dem Namen des Boardbesitzers und wählen Sie den neuen Besitzer.Offboard_2.pngOffboard_7.pngOffboard_3.png
  2. Eigenes Projekt - Geben Sie das Projekt für einen oder mehrere Kollegen frei, übertragen Sie die Projektverantwortung, indem Sie auf "Projekteinstellungen" klicken. Klicken Sie nun auf das Symbol "Bearbeiten" neben dem Namen des Projekteigentümers. Jetzt können Sie den neuen Nachfolger auswählen.Offboard_4.pngOffboard_5.pngOffboard_6.png
  3. Für private Boards teilen Sie den Board-Link zunächst mit Ihren Kollegen. Bearbeiter, die Zugriff auf das Board haben, können über "Board-Einstellungen" auch ein Duplikat / eine Kopie erstellen (dann sind sie Besitzer des duplizierten Projekts / Boards).
  4. Für Bearbeiter ist es auch möglich, ein Board als PDF zu exportieren, damit die Informationen erhalten bleiben.

Tipps und Vorlagen für die interne Kommunikation

1. Offboarding-Kommunikation des Administators mit dem ausscheidenden Nutzer: 

Sehr geehrte/r (Name),


Ihre Conceptboard-Lizenz wird am (Datum) enden und damit werden Ihr Konto und alle privaten Boards gelöscht.


Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Kollegen als Bearbeiter oder Besitzer Zugang zu allen Boards, Projekten und Informationen haben, die für einen reibungslosen Übergang erforderlich sind. Bitte teilen Sie uns außerdem mit, ob Ihnen (Anzahl) Woche(n) Zeit ausreichen.


Weitere Hinweise zur Übertragung von Boards auf ein anderes Konto oder zur Gewährung von Zugriff über ein Projekt finden Sie hier (Link zum Artikel Offboarding).


Vielen Dank.


Mit freundlichen Grüßen
(Name)

 

2. Onboardings-Kommunikation des Administrators mit dem neuen Nachfolger:

Sehr geehrte/r (Name),


Sie werden am (Datum) eine Conceptboard-Lizenz erhalten, während die Lizenz Ihres Vorgängers am (Datum) ausläuft.


Bitte vergewissern Sie sich, dass Sie oder Ihre Kollegen bis dahin als Bearbeiter oder Besitzer Zugang zu allen Boards, Projekten und Informationen erhalten haben, die für einen reibungslosen Übergang erforderlich sind. 


Weitere Anleitungen zum Duplizieren oder zum Exportieren von Boards als PDF finden Sie unter den entsprechenden Links. Wenn Ihr Vorgänger unsicher ist, wie er Ihnen die richtigen Zugriffsrechte erteilt, können Sie gerne diesen Artikel gemeinsam durchgehen.


Vielen Dank.


Mit freundlichen Grüßen
(Name)

 

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