Gäste vs. Nutzer: Was ist der Unterschied?

Conceptboard Nutzer

• Professionelle (PRO) Team-Nutzer (Teil Ihres Teams)
• Andere professionelle Nutzer (nicht Teil Ihres Teams)
• Nutzer mit kostenloser Basislizenz (nicht Teil eines Teams)
• Eingeladene/ausstehende Nutzer (sie zählen ab dem Moment, in dem ihr Einladungslink versendet wird, zum Team; sie können jedoch auf einer kostenlosen Lizenz bleiben, solange sie die Teameinladung noch nicht angenommen haben)

Professionelle (PRO) Nutzer

Neben dem Namen aller PRO-Nutzer wird ein Briefumschlag-Symbol angezeigt. Die Mitglieder Ihres Teams werden im Reiter „Mein Team“ aufgeführt; rechts neben ihrem Firmennamen werden ihre Abteilung (Benutzergruppe) sowie ihre Nutzerrolle wie folgt angezeigt:

• Administrator
• Interner Nutzer
• Externer Nutzer

Wenn Sie mit anderen Nutzern zusammengearbeitet haben, die nicht Teil Ihres Teams sind, erscheinen diese unter "Meine Kontakte" Tab aufgelistet. Die Liste umfasst sowohl Nutzer mit kostenlosem Konto als auch PRO-Nutzer aus anderen Teams. Das Briefumschlag-Symbol bei Nutzern mit kostenlosem Konto ist mit einem Ausrufezeichen versehen. Über diese Liste können Sie neue Nutzer in Ihr Team einladen oder Personen aus Ihren Kontakten entfernen. Bitte beachten Sie, dass nur Nutzer mit einer kostenlosen Lizenz eingeladen werden können. Ein PRO-Nutzer kann keinem anderen Team beitreten; daher ist diese Option für ihn unter „Meine Kontakte“ deaktiviert. Die Einladungsfunktion sollte nur für Nutzer verwendet werden, die Sie als zahlende Mitglieder in Ihr Team aufnehmen möchten.

Wenn Sie an einem Board arbeiten, können Sie jeden Benutzer aus Ihrer Liste @erwähnen. Das Board wird automatisch mit diesem Nutzer geteilt Dieser Schritt löst automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung mit dem Link zum Board aus. Dies funktioniert jedoch nicht, wenn die Freigabeberechtigung für das Board auf „Bestimmte Benutzer“ eingestellt ist.

Während Sie einzelne Boards mit jedem teilen können, lassen sich Projekte nur mit anderen Pro-Benutzern teilen.

Kostenlose Nutzer

Wenn Sie mit Nutzern zusammenarbeiten, die ein kostenloses Konto verwenden, wird bei diesen unter der Kategorie „Team“ der Hinweis „Kostenlose Lizenz“ angezeigt; zudem erscheinen sie im Reiter „Meine Kontakte“ als Kontakt.

Einladungen

Alle Teameinladungen, die Conceptboard-Administratoren an andere Nutzer versenden, werden in der Nutzerliste unter „Offene Einladungen“ aufgeführt – und zwar so lange, bis der jeweilige Nutzer ein Konto erstellt oder (falls bereits ein kostenloses Konto vorhanden ist) die Einladung annimmt. Administratoren können die Einladung stornieren oder widerrufen, erneut versenden oder die Rolle des Nutzers im Tab "Nutzer" ändern.

Hinweis für Administratoren: Die Einladung eines neuen Nutzers in Ihr Team wird gemäß Ihrem aktuellen Tarif abgerechnet.

Gäste

Bei Team-Konten profitieren Sie von einer unbegrenzten Anzahl an Gästen; das bedeutet, dass Gäste auf Ihren Boards für Sie keine Kosten verursachen.

Wenn Sie ein bestimmtes Board mit jemandem außerhalb von Conceptboard teilen möchten, laden Sie diese Person einfach dazu ein. Sobald die Einladung empfangen und der Link angeklickt wurde, besteht die Möglichkeit, als Gast beizutreten und den eigenen Namen einzugeben. Dieser Name wird für Kommentare auf den Boards verwendet.

Gäste können Kommentare hinterlassen und Markierungen im Inhalt vornehmen; sie können jedoch keine @Erwähnungen/Mentions verwenden, um andere Nutzer auf einen Kommentar hinzuweisen, und erhalten keine Benachrichtigungen oder Hinweise zu Diskussionen auf dem Board. Eine Übersicht aller zulässigen Aktionen für die verschiedenen Zugriffsrollen finden Sie hier.

Wenn der  Board-Zugriff auf "ausgewählte Nutzer" beschränkt ist, können Gäste nicht auf das Board zugreifen. Damit diese Nutzer auf ein Board mit dieser Einstellung zugreifen können, müssen sie zunächst Ihrem Team beitreten. Diese Regelung dient dazu, sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf das Board haben.

Gastfunktion zur anonymen Bearbeitung nutzen, um Inhalte auf Boards ohne Personenbezug zu erstellen, zu bearbeiten oder abzustimmen

Es gibt zahlreiche Anwendungsfälle, z.B. im Kontext einer möglichen Leistungskontrolle durch Vorgesetzte, bei der es notwendig ist Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, anonym und ohne identifizierbaren, eindeutigen Personenbezug auf Boards zu arbeiten.

Dies ist ein wesentlicher Anwendungsfall der Gastfunktion. 

Boardbesitzer können zu jeder Zeit ein- und ausstellen, ob die Nutzenden auf einem Board mit einem privaten oder anonymen Browser Tab auch ausserhalb ihrer formalen Authentifizierung und unter Incognito Namen Boards bearbeiten können. Die Aktivierung und die Deaktivierung dieser Funktion ist selbst in laufenden Sessions möglich. Die Nutzenden können sich in diesem Modus selber beliebige Namen oder Symbole als Boardkennung geben.

Diese Funktion kann strategisch für unterschiedliche Zwecke eingesetzt werden, der Einsatz sollte mit dem Sicherheitskonzept für den Einsatz von Conceptboard abgestimmt sein.

Gäste beim Erstellen neuer Boards

Wenn Gäste neue Boards oder Vorlagen erstellen, gilt das neue Board als Board ohne Besitzer. Boards ohne Besitzer werden nach 24 Stunden automatisch gelöscht.

Wichtiger Hinweis: Gäste sollten sicherstellen, dass jemand den Besitz des Boards übernimmt, bevor sie das Board verlassen. Damit ist sichergestellt, das das Board geschützt wird:

Um dies zu gewährleisten, erscheint nach der Erstellung des Boards ein Pop-up-Fenster, das den Nutzer zur Anmeldung auffordert.

Um das Board zu beanspruchen, soll sich der Gastnutzer über sein Nutzersymbol anmelden:

Einschränkungen/Limitierungen für Gäste

Gäste können NICHT: 

• Board-Aufgaben erstellen und den Status einer Aufgabe ändern
• Tabellen erstellen und ändern
• @Erwähnungen erstellen und ändern
• Inkognito-Modus de/aktivieren und verwenden
• Teilnehmer und deren Rollen verwalten
• Einen Freigabe/Genehmigungsprozess auf der Registerkarte "Workflow" starten und abbrechen
• Den Namen eines Boards ändern
• Board in ein oder aus einem Projekt verschieben
• Board archivieren und die Archivierung aufheben
• Boards sperren und entsperren
• Board duplizieren
• Board löschen
• Teamvorlagen hinzufügen
• Bilder aus dem Internet einfügen
• Inhalte einbetten