Grundlagen: Conceptboard Team-Lizenz
Dieser Leitfaden ist für zukünftige Admins gedacht, die Schritt für Schritt verstehen wollen, wie sie ihr Conceptboard-Team und ihre Lizenz anlegen, einrichten, bezahlen und organisieren.
Dies gilt generell für Admins unserer Premium-/Business-Lizenzen auf unserem Public SaaS Server. Der Onboarding-Prozess für Enterprise-Lizenzen kann in bestimmten Aspekten abweichen, bitte wenden Sie sich direkt an Ihren Account Manager.
Conceptboard ist eine teambasierte Anwendung, d.h. jeder Nutzer hat seinen eigenen Account, aber alle arbeiten unter einem Dach - dem "Team", wobei damit das Unternehmen oder die Institution gemeint ist.
Jede Organisation oder Firma hat idealerweise nur ein Haupt-"Team". Es ist möglich, die Nutzer innerhalb des Teams in verschiedene Gruppen einzuteilen, z.B. basierend auf Abteilungen mit Hilfe von "Projekten" (Schritt 4: Organisation Ihres Teams).
Darüber hinaus basiert Conceptboard auf einem Named-Seat-Lizenzierungsmodell, d.h. Sie erwerben eine bestimmte Anzahl von "Sitzen/Plätzen" in Ihrem Team, die intern beliebig vergeben werden können. Benötigt ein Nutzer seine Lizenz nicht mehr, wird er aus dem Team entfernt und der frei gewordene Platz kann einem anderen Nutzer zugewiesen werden.
Jeder Nutzer innerhalb des Teams hat die Möglichkeit, Boards auch außerhalb der "Projekte" zu erstellen, die dadurch standardmäßig immer privat sind. Niemand kann diese Boards einsehen, es sei denn, er erhält vom Ersteller (Board-Besitzer) Zugriff darauf. Auch der Team-Admin kann private Boards nicht einsehen.
Hinweis: Die Teamverwaltung erfolgt durch den Kunden. Conceptboard-Mitarbeiter haben weder Zugriff auf die Inhalte/Boards der Kunden noch auf die Lizenzverwaltung, um Nutzer in das Team einzuladen oder aus dem Team zu entfernen (Schritt 3: Lizenz Management).
Schritt 1: Konto erstellen & Upgrade zur Pro-Lizenz
Für detailliertere Informationen lesen Sie bitte auch:
1. Gehen Sie auf unsere Website und registrieren Sie den Admin-Account.
2. Sobald Sie im kostenlosen Account eingeloggt sind, klicken Sie auf "Upgrade" oben auf der "Home"/Übersichtsseite um ein Team zu gründen und die 30-Tage Testlizenz zu starten. Die professionelle Lizenz startet dann automatisch als "Premium Lizenz".
3. Sie können die E-Mail Adressen zusätzlicher Teammitglieder direkt in das sich öffnende Dialogfeld eingeben. Alternativ können Sie mit dem Hinzufügen auch warten und die anderen Felder zunächst leer lassen.
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Bitte beachten: Ein Admin kann die Rolle "Administrator" auch anderen Teammitgliedern zuweisen. Wir empfehlen zumindest einen zweiten Admin im Team zu haben, beispielsweise für Notfallsituationen oder falls der "Hauptadmin" im Urlaub ist. Dennoch sollte die Anzahl der Admins bei einem Minimum bleiben. Mehrere Admins bedeutet nämlich auch mehrere Personen, welche die gleichen Rechte wie der "Hauptadmin" haben und die gleiche Kontrolle über das Team. |
Schritt 2: Bestellung & Bezahlung
Business & Enterprise Lizenzen
Weitere Informationen zu den Business-Lizenzen & Enterprise-Lösungen finden Sie auf unserer Website.
Für beide Lizenztypen nehmen Sie bitte Kontakt mit unserem Sales-Team auf, um ein individuelles Angebot zu erhalten.
Bitte kontaktieren Sie: support@conceptboard.com
Premium Lizenzen
Der Bezahlvorgang wird über "Lizenz & Zahlung" direkt in den Profileinstellungen abgewickelt.
Generell werden unsere Rechnungen automatisch erstellt und beglichen. Aktuell bieten wir nur die Zahlung per Kreditkarte an.
Änderungen an den Zahlungsinformationen und Zahlungsmodalitäten gelten in der Regel für den nächsten Abrechnungszeitraum. Das bedeutet, dass bis dahin die Zahlungsinformationen geändert werden können und die Zahlungsmodalitäten frei wählbar sind.
Um das zu tun, gehen Sie bitte auf "Lizenz & Zahlung" in den Profileinstellungen.
Beim Auswählen der Zahlungsmethode wird standardmäßig ein Betrag von 0 Euro angezeigt, da keine direkte Bezahlung erfolgt. Im nächsten Fenster erfolgt dann die Bestätigung des Betrags und der gewählten Abrechnungsart für die nächste Periode über Adyen.
- Die flexible Abrechnung erfolgt am Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums und es wird nur die maximale Anzahl der Benutzer abgerechnet (z. B. jeden Monat). Das heißt, am besten sollten neue Nutzer zu Beginn einer Abrechnungsperiode eingeladen werden.
- Bei der festen Abrechnung wird vorab ein Nutzerlimit gesetzt, die Rechnung dafür wird innerhalb der ersten 3 Tage der nächsten Abrechnungsperiode erstellt und abgerechnet.
- Rechnungen können, sobald sie erstellt wurden, im "Invoice Tab" im Profil eingesehen werden. Bei Bedarf können zuvor zusätzliche Informationen, die auf der Rechnung erscheinen sollen (z.B. Firmenname, Anschrift etc.) von einem Admin eingetragen werden. Wenn das getan wurde, wird die nächste Rechnung so ausgestellt. Außerdem kann dort eine E-Mail Adresse hinterlegt werden, welche die Rechnungen erhält.
Für weitere Informationen, schauen Sie sich gerne auch unsere Zahlungs FAQ's an.
Schritt 3: Lizenz Management
Conceptboard-Mitarbeiter haben weder Zugriff auf die Inhalte/Boards der Kunden noch auf die Lizenzverwaltung, um Nutzer in das Team einzuladen oder aus dem Team zu entfernen.
Nutzer in das Team einladen
Sie können bis zu 200 Nutzer pro Tag in Ihr Team einladen. Es ist lediglich eine Liste mit den E-Mails erforderlich, die z. B. als CSV (kommagetrennte Werte), in der "Nutzer" Übersicht eingetragen werden können.
Sie treten dann als eine der Rollen: Admin, interner Nutzer oder externer Nutzer dem Team bei und sind im Menü "Offene Einladungen" zu finden, bis sie die Einladung annehmen. Für weitere Informationen, lesen Sie hier.
Es spielt keine Rolle, ob die Nutzer, die Sie einladen möchten, ein Conceptboard-Konto haben oder nicht:
- Wenn sie kein Konto haben, werden sie aufgefordert, ein Konto zu erstellen.
- Wenn sie bereits ein kostenloses Konto haben, können sie dem Team beitreten und ihre Lizenz wird automatisch auf die professionelle Lizenz des Teams hochgestuft.
- Wenn sie bereits in einem anderen professionellen Team sind, müssen sie ihr Konto vorher herabstufen/downgraden.
- Die E-Mail Adresse kann danach jederzeit in den Profileinstellungen geändert werden.
Tipp: Wenn Sie Probleme haben, jemanden in Ihr Team einzuladen, lesen Sie unseren Artikel zu Team Einladungen - Fehlerbehebung.
Schritt 4: Organisation Ihres Teams
Untergruppen oder Aufgabenbereich innerhalb der Firma identifizieren & "Projekte" erstellen
Die Nutzer im Team können intern in Untergruppen durch "Projekte"/Projektordner eingeteilt werden. Es gibt zwei Hauptansätze, die wir vorschlagen:
1) Personenbezogen
Sie können für alle Abteilungen separate Projekte anlegen und die entsprechenden Benutzer dazu einladen - dann hat jeder seinen eigenen, separaten Bereich, in dem er arbeiten kann. Der Name dieser Projekte könnte dann z. B. Personalabteilung, Vertriebsabteilung usw. lauten.
Für jeden Nutzer können pro Board unterschiedliche Zugriffsmöglichkeiten und Zugriffsrollen eingerichtet werden. Alternativ legen Sie Projektordner an und laden jeden Abteilungsleiter als Bearbeiter ein, der dann die entsprechenden Kollegen einladen kann. Wenn Sie als Admin auf ein bestimmtes Projekt nicht zugreifen wollen, müssen oder sollen, können Sie entweder den Projektordner anschließend verlassen oder die Erstellung des Ordners den einzelnen Gruppen im Unternehmen überlassen.
2) Aufgabenbezogen
Sie können auch Projektordner basierend auf Aufgaben oder dem Arbeitsbereich erstellen. Legen Sie z. B. einen Projektordner für jeden Kunden an, an dem/mit dem Sie arbeiten, für jedes Produkt, das Sie verkaufen - es hängt wirklich von Ihnen und dem Anwendungsfall in Ihrem Unternehmen ab!
Zu Beginn kann es sinnvoll sein, einen Projektordner anzulegen, auf den ALLE Mitglieder des Teams Zugriff haben. Dieser könnte Ihre eigenen Richtlinien zur Verwendung von Conceptboard (für die Nutzer Ihres Teams) enthalten, wie die Unterteams/Gruppen/Abteilungen zu strukturieren sind oder firmenspezifische Boards als "Vorlagen" speichern, die jeder duplizieren und verwenden kann.
Schritt 5: Individuelle Anpassung Ihres Teams
Team Einstellungen
Es gibt einige Überlegungen und Anpassungsmöglichkeiten, die für die Oberfläche aller Benutzer innerhalb des Teams gelten. Zum Beispiel können Sie:
- Ein Firmenlogo hinzufügen (für Teammitglieder sichtbar)
- Ein Willkommensbanner hinzufügen (sichtbar für Gäste und Nutzer auf der Willkommensseite)
- Den Teamnamen ändern (sichtbar in Email Benachrichtigungen und Board-Einladungsseiten)
- Die Farbe des Headers und der Buttons ändern (wählen Sie eine Farbe oder geben sie Ihren hex Wert ein)
- Internen Nutzern die Erlaubnis erteilen, Personen dem Team hinzuzufügen (bezahlte Plätze hinzufügen)
- Einen Board-Hilfe-Menü Link hinzufügen (sichtbar in allen Teamboards unter dem Hilfe Menü)
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einen Link zu einer benutzerdefinierten Datenschutzerklärung einstellen, um Teammitglieder und Gäste vor dem Zugriff auf Conceptboard über die Datenschutzrichtlinien/Nutzungsbedingungen eures Unternehmens zu informieren
- Die Funktion aktivieren Teammitglieger Boards, als Template zu speichern, wodurch sie von allen Teammitgliegern genutzt werden können
- Die Kommunikation zu Drittanbietern wie Zendesk, Aspose oder das Web Conferencing Plugin für das gesamte Team deaktivieren (falls für DSGVO-Datenschutzanforderungen erforderlich)
- Nutzern das Einbetten von Inhalten über iFrames und URLs in Boards erlauben
Für zusätzliche Informationen zu allen verfügbaren Möglichkeiten, bitte lesen Sie hier weiter.
Schritt 6: Nutzer "offboarden"
Die Einrichtung eines Teamkontos umfasst im Allgemeinen das Hinzufügen und Einladen von Nutzern in Ihr Team. Im Zuge der Lizenzverwaltung kann es natürlich auch vorkommen, dass ein Administrator Nutzer aus dem Team entfernt, um die Lizenzen neu zu verteilen. Wir empfehlen, die betroffenen Nutzer zuvor bestmöglich offzuboarden und somit sicherzustellen, dass alle relevanten Daten und Boards gesichert sind, bevor der Account entfernt wird.
Für unsere wichtigsten Tipps, lesen Sie gerne hier weiter: Wie Sie Nutzer aus Ihrem Team offboarden